Standardoversetting
Kontoer, mva-koder, bilagstyper, avdelinger og prosjekter oversettes etter en standard som vedlikeholdes i plattformen. Gjeldende oppsett – standard og avvik side om side – vises alltid i klartekst.
Slik fungerer det
Fra salg til ferdig bilag – i fire dokumenterte steg
Connectify er et eget lag mellom systemene dere selger med og regnskapssystemet dere bokfører i. Her er hva som skjer med hver leveranse, hva plattformen kontrollerer før noe bokføres, og hva den aldri gjør.
Slik fungerer det
Fire steg fra salg til bilag
Hver leveranse går gjennom fire steg. Alle fire dokumenteres, så det alltid kan vises nøyaktig hva som kom inn – og nøyaktig hva som ble sendt til regnskapssystemet.
1
Mottak
Dataene kommer inn
Dagsoppgjør, fakturaer og andre bilag kommer inn automatisk fra kassasystemet eller nettbutikken – eller lastes opp manuelt ved behov. Hver leveranse får sitt eget spor fra første sekund.
Ingen manuell eksport og import. Alt som er sendt, kan finnes igjen.
2
Kontroll og standardisering
Alt gjøres likt – og sjekkes
Bilaget settes opp på samme måte uansett hvilket system det kommer fra, og kontrolleres: balanserer det, henger tallene sammen? Feil stoppes her, før de kommer videre.
Et kassasystem kobles til én gang – så kan det levere til ethvert regnskapssystem i katalogen.
3
Oversetting og kontroll
Tilpasset deres regnskap
Bilaget tilpasses selskapets eget regnskap: kontoplan, mva-koder, kunder og leverandører. Mangler noe i regnskapssystemet, stopper leveransen før noe bokføres – med én samlet, lettlest liste over hva som må rettes.
Ingen halvferdige bilag i regnskapet. Ved avvik varsles regnskapsføreren tydelig i stedet for at plattformen gjetter.
4
Levering
Bilaget leveres
Bilaget bokføres i regnskapssystemet – som kladd til godkjenning der systemet støtter det. Det som allerede er levert, gjenkjennes og sendes aldri to ganger.
Bokføreren beholder siste ord. Dobbeltføring er utelukket, selv om samme leveranse sendes flere ganger.
Oversetting
Standard som passer de fleste – unntak under kontroll
Idealet er at kassasystemet og regnskapet stemmer overens: kontoplan og mva-koder i kassasystemet skal være de samme som regnskapet bruker. Connectify leverer med en standard oversetting som dekker det vanlige, og sier tydelig fra når noe ikke passer – i stedet for å gjette.
Må et avvik rettes uten å endre kilden, har regnskapsføreren et kontrollert unntaksverktøy: egne oversettingsregler per selskap. Hver regel føres i en endringslogg som aldri kan redigeres eller slettes, og som kan eksporteres per regnskapsår som del av regnskapsdokumentasjonen.
Unntaksregler med sporbarhet
En regel gjelder ett selskap, kan gjøres betinget, og logges med hvem, når og hele innholdet. En regel som ble endret eller slettet ved en feil, kan gjenopprettes fra loggen.
Kontroll
Ingenting bokføres før det stemmer
Plattformen kontrollerer hele leveransen før den første posteringen sendes. Feil stopper leveransen samlet – ikke én om gangen over mange forsøk.
Forhåndskontroll av hele leveransen
Mangler en konto, en kunde eller en mva-kode i regnskapssystemet, stopper leveransen før noe bokføres – med én samlet liste på norsk over hva som må rettes, bilag for bilag.
Kladd som standard
Bilag lander som kladd til godkjenning der regnskapssystemet støtter det. Direkte bokføring er et aktivt valg per selskap. De få systemene uten kladd bokfører direkte, og det sier oppsettet tydelig fra om.
Vern mot dobbeltføring
Samme leveranse eller samme bilag kan trygt sendes flere ganger: det som allerede er bokført, gjenkjennes og hoppes over – også etter en avbrutt overføring.
Trygg gjenkjøring
Når feilen er rettet, sendes leveransen på nytt fra plattformen. Før noe sendes på nytt, sjekker den mot regnskapssystemet hva som faktisk kom frem første gang.
Reskontro
Faktura er ikke det samme som betaling
Et dagsoppgjør kan inneholde både fakturaen til en kunde, betalingen av den og pengene inn på bank – i samme bilag. Generelle flytteverktøy ser bare linjer. Connectify ser forskjell på faktura og betaling.
Når regnskapssystemet skal føre kundereskontroen, tar plattformen med KID, fakturanummer og forfall, og registrerer oppgjøret slik regnskapssystemet selv gjør det. Åpne poster lukkes – i stedet for at alt havner som anonyme linjer i hovedboken.
Alltid et aktivt valg
Om regnskapssystemet skal føre reskontro for disse kundene, velges per selskap. Er fakturaen allerede utstedt i kassasystemet, bokføres salget uten at nye poster åpnes.
Sporbarhet
Fra leveranse til bilag – og tilbake
Hver transaksjon dokumenteres i de fire stegene. Spør regnskapsfører eller revisor «hvor kom dette fra?», finnes svaret på ett sted.
Hver leveranse har et spor
Mottatt, tolket, oversatt, sendt – hvert steg med status, tidspunkt og eventuell feilmelding, lesbart for regnskapsføreren uten tekniske logger.
Nøyaktig hva som ble sendt
Dere kan se nøyaktig hva som ble sendt til regnskapssystemet, og hva det svarte, i 90 dager etterpå. Originalleveransen kan vises slik den kom inn.
Uslettbar endringslogg
Egne oversettingsregler føres med hvem, når og hele regelen – også vilkåret den bare gjaldt under. Loggen kan eksporteres per regnskapsår.
Oppfølging
Beskjed når noe krever oppmerksomhet
Stillhet oppdages av plattformen – ikke ved neste avstemming.
Varsel ved feil og ved stillhet
E-post og mobilvarsel når en leveranse feiler – og når kassasystemet slutter å levere slik det pleier. Varselet tar hensyn til hvordan butikken vanligvis leverer, så en stengt dag ikke utløser falsk alarm.
Leveransen venter på oppsettet
Begynner kildesystemet å levere før regnskapssystemet er ferdig satt opp, holdes leveransene trygt og bokføres automatisk når oppsettet er klart.
Endringer hos regnskapssystemene rammer ikke dere
Regnskapssystemene endrer seg. Vi fanger det opp før det stopper leveransene deres – dere trenger ikke følge med selv.
Trygghet og drift
Trygt å bygge på
Bilagene lander som kladd der regnskapssystemet har det, bokføreren har siste ord, og ingenting slettes. Resten av tryggheten ligger i driften:
Norsk, innenfor EØS
Norsk programvare med norsk brukergrensesnitt, driftet innenfor EØS.
Tilgang bare for de som skal ha den
Tilgangsstyring per kjede, regnskapsbyrå, kundegruppe og selskap. Tilgangene til regnskapssystemene lagres kryptert – aldri i klartekst.
Endringer hos regnskapssystemene rammer ikke dere
Endrer et regnskapssystem seg, fanger vi det opp før det stopper leveransene deres.
Leveransene venter trygt
Kommer leveransene før regnskapssystemet er ferdig satt opp, holdes de trygt og bokføres automatisk når oppsettet er klart.
Vil du se det med egne data?
En leveranse kan kjøres gjennom plattformen uten at noe sendes til regnskapet. Fortell oss hvilke systemer dere bruker, så setter vi det opp.